경비관리는 공정하고 투명한 조직문화의 출발점이다.

경비관리는 조직에서 구성원이 지출하는 경비의 처리, 지급 및 검사에 관한 전반적인 체계를 의미하는데, 통제성 경비는 주로 공무상 출장 여비 및 통신비와 접대비를 말한다.

출장 여비는 기본적으로 영수증을 첨부하는 실비환급방식을 채택하되 기간이 1개월 이상 등으로 장기라면 효율성을 감안해서 일당지급방식을 혼용하는 것이 효과적이다. 실비환급방식을 채택하면 구성원들이 비용을 절감하기 위해 개인의 안전과 위생을 희생하지 않으며, 영업이나 교육훈련 등 출장의 성격에 알맞은 숙박시설과 식사를 선택하게 됨으로써 출장의 목적을 달성하고 성과를 높이는데 효과적이다. 단, 시내출장 시 타는 택시요금 등은 간단하게 사유를 명시하고 영수증을 첨부하여 경리부에 약식으로 신청하면 상위 관리자의 결제 없이도 당일 또는 익일에 즉시 환급하는 소액현금(Petty Cash) 지급제도를 검토해 볼만하다. 물론 지급의 적정성은 사후검사를 통해 확보할 수 있다.

과거에 비해 조직의 명의로 지출하는 전화기의 구입비용과 전화 및 팩스요금은 감소하는 대신 개인 명의의 휴대폰을 구입하고 매월 발생하는 통신비를 보조하는 비용이 증가하는 추세이다. 특히 글로벌 비즈니스의 비중이 커진 점도 한 몫을 하고 있지만, 업무와 관련 없는 개인적인 목적으로 부당하게 지출되는 수도 있다. 일부 글로벌 기업들은 통신비 청구서에 본인이 직접 사적인 용도와 공적인 용도를 구분 표시하도록 하여 공적인 부분에 대해서만 환급하는 경우도 있다.

경비관리는 조직의 원활한 활동을 충분히 지원하면서, 공정하고 투명한 조직문화를 지켜 나갈 수 있도록 이루어져야 한다.